Nazwa sprzedanego towaru lub wykonanej usługi jest niezwykle ważnym elementem faktury. To właśnie ona pozwala zidentyfikować przedmiot transakcji, a jeśli mu nie odpowiada, mamy do czynienia z wystawieniem faktury pustej. Taką omyłkę koniecznie trzeba naprawić, by uniknąć odpowiedzialności karnoskarbowej. Jak prawidłowo skorygować nazwę towaru – fakturą czy notą korygującą?

Czym jest faktura korygująca i kiedy się ją wystawia?

Zgodnie z art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług, faktura korygująca to dokument księgowy wystawiany przez płatnika podatku VAT (sprzedawcę towaru lub usługi) za każdym razem, gdy po wystawieniu faktury nastąpiło któreś z następujących wydarzeń:

  • podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie;
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty otrzymanej jeszcze przed dokonaniem czynności objętej umową;
  • stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Przepisy prawa podatkowego wymagają, by faktura korygująca spełniała określone warunki formalne. Powinna ona zawierać dane zawarte we wcześniejszej, korygowanej teraz fakturze. Jeśli była to faktura ustrukturyzowana, należy zamieścić odnośnik do tego dokumentu w postaci jej numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeśli będzie to dla podatnika ułatwieniem, nowy dokument może zawierać wyrazy “FAKTURA KORYGUJĄCA” albo “KOREKTA” i przyczyny poprawki.

Ponadto faktura korygująca musi zawierać:

  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • NIP podatnika i nabywcy;
  • nazwę towaru lub usługi objętych korektą;

Najważniejszym elementem faktury korygującej jest prawidłowa treść poprawianych w dokumencie pozycji. Powinna ona zostać wystawiona niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia, które spowodowały konieczność sporządzenia takiej faktury. Maksymalny termin wystawienia tego dokumentu wyznacza upływ przedawnienia zobowiązania podatkowego. Obecnie wynosi on 5 lat (liczone od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku).

Prosty program do faktur

Nota korygująca – najważniejsze cechy

Najistotniejszą różnicą pomiędzy fakturą korygują a notą korygującą jest fakt, że drugi z tych dokumentów nie jest wystawiany przez sprzedawcę, lecz nabywcę. Może też zostać sporządzona w każdym czasie i co do zasady nie wymaga księgowania.

Notę korygującą jako specyficzny rodzaj faktury, definiuje art. 106k ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten stanowi, że nota może dotyczyć omyłek niemających wpływu na wysokość kwoty i podatku. Będzie to na przykład poczyniony przez sprzedawcę błąd w adresie nabywcy, niewłaściwy NIP, niepasujący opis transakcji czy błędna data jej dokonania. Faktura będąca notą korygującą musi zawierać:

  • wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
  • numer kolejny i datę jej wystawienia;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i NIPy;
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota, w tym datę jej wystawienia, nadany jej numer oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty;
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Przepisy prawa podatkowego wymagają, by nota korygująca została zaakceptowana przez sprzedawcę. Nie ma jednak żadnych wymogów co do formy takiej akceptacji, zatem mailowe potwierdzenie powinno wystarczyć.

Prosty program do faktur

Faktura czy nota – co wystawić w przypadku zmiany nazwy towaru?

To, czy wystawisz fakturę czy notę korygującą zależy od tego, czy jesteś sprzedawcą, czy nabywcą. Sprzedawca ma możliwość naprawienia każdego błędu poprzez fakturę korygującą, będzie to więc właściwy środek do zmiany nazwy towaru. Jeśli jako nabywca chcesz zasygnalizować kontrahentowi pomyłkę w nazwie towaru, pamiętaj, że nota korygująca nie może dotyczyć istotnych zmian mających wpływ na wysokość podatku.

Prowadzenie księgowości to skomplikowane przedsięwzięcie a w gąszczu faktur nietrudno o pomyłki. By ułatwić sobie panowanie nad tym chaosem, wypróbuj prosty program do fakur Melpe. Melpe to intuicyjne narzędzie do fakturowania online w różnych językach i walutach, na które zalogujesz się z każdego urządzenia. Oprócz pomocy w wystawianiu faktur, Melpe wesprze Cię także w rozrachunkach, ewidencji kosztów oraz organizacji i planowaniu pracy działu sprzedaży.